Les vacances d’été reviennent chaque année (heureusement!), mais
sont souvent un casse-tête pour les chefs de PME. Il faut prévoir les
remplacements, trouver du personnel motivé et compétent (bienvenue, les
étudiants!), former les nouveaux ou les employés qui remplaceront ceux qui
partent en vacances. Cette préparation doit être rapide et efficace.
Avec mes clients, nous en venons inévitablement à discuter de l’efficacité de la formation par compagnonnage
et de la pertinence des procédures standards. Une des préoccupations des
dirigeants avant les vacances : assurer un produit ou un service de
qualité, sans que le phénomène ‘’remplacement
par les petits nouveaux’’ n’affectent les clients, la santé et sécurité des
nouveaux en question, la productivité et la rentabilité.
Souvent après avoir dit le mot ‘’procédure’’ , j'observe un soupir ou une grimace (ouache, écrire ce que l’on fait?! ou ‘’ouache,
lire des procédures?!) Une des raisons : les gens lisent de moins en moins
et sont de moins en moins à l’aise à écrire. En contrepartie, on croit, à tort, que le
fait de donner verbalement une formation est suffisant (voir la figure 1 pour
vous convaincre du contraire).
Figure 1: Pourquoi des procédures documentées? Source OMA formation
Dans mes interventions, je convaincs les gens de plancher ou
de terrain qu’une procédure, ça peut être pratique, facile à faire, peu
coûteux, rapide et ‘’l’fun’’! Comment? Grâce à nos tablettes et téléphones
intelligents!
Sous forme d’interview commentée, on filme avec un téléphone une opération critique réalisée par un opérateur d’expérience et hop!
En moins de 5 minutes, voilà la procédure standard. Il ne reste qu’à la faire
valider par un autre opérateur, le superviseur ou l’ingénieur de procédé.
Sur un poste de travail dédié à la formation, on peut créer un dossier ‘’procédures
standards vidéo’’. On peut aussi l’envoyer par courriel interne pour qu’elle
soit vue et entendue autant de fois que nécessaire.
La semaine dernière, à la radio de Radio-Canada, j’apprends avec
joie que je ne suis pas une utopiste : Les équipes de production de Biscuits Leclerc, à St-Augustin se servent de iPad sur le plancher, non seulement pour
filmer des procédures critiques, mais aussi comme ‘’livre de bord’’ pour
échanger de l’information pertinente sur des problèmes et solutions vécus par
les équipes des différentes factions. Ces vidéos sont ensuite mises sur la plate-forme intranet de la
compagnie ce qui permet aux usines d’échanger entre elles sur les meilleures
pratiques et sur comment elles ont résolu des problèmes. Innovateur n'est-ce pas?
On dit qu’une image vaut mille mots, imaginez une vidéo?
Bon été à tous!